Garrastazu Advogados

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Cobrar dívidas do poder público é uma tarefa que exige técnica jurídica, organização e estratégia.

Quem atua na prestação de serviços ou fornecimento de produtos para órgãos da administração pública sabe que o risco de inadimplência é real e, muitas vezes, recorrente.

Empresas de todos os portes, desde pequenos prestadores até grandes fornecedores, enfrentam meses de espera após o vencimento das faturas, incertezas sobre pagamento, dificuldades de comunicação com o município, estados e repartições, além de bloqueios burocráticos que atrasam a liberação dos valores devidos.

Cobrança de Ente Público: Como Funciona e Quais os Primeiros Passos para Iniciar o Processo

A cobrança ente público é completamente diferente da cobrança contra empresas privadas.

Isso acontece porque a administração pública possui privilégios processuais, regras próprias e limitações legais que afetam diretamente a forma como o contrato é executado, como acontece a liquidação da despesa, a emissão da nota fiscal e o efetivo pagamento.

Entendendo o tipo de inadimplência

Antes de começar a cobrança, é fundamental identificar o tipo de inadimplência:

a) Inadimplência comum – “devo, não nego”

Aqui o órgão reconhece a dívida, mas não paga por falta de caixa, desorganização ou prioridades políticas.
É o caso clássico em que o fornecedor escuta: “aguarde, o pagamento sairá quando houver recursos”.

b) Inadimplência contestada – “não devo” ou “não sei se devo”

O órgão questiona a entrega, a quantidade, a qualidade ou alegações burocráticas:

• nota fiscal com “erro”
• documento faltante
• ateste não realizado
• suposto descumprimento contratual

Neste caso, é necessário apresentar provas, notas, atestes, documentos do sistema interno e registros de serviço prestado.

Essa classificação define a estratégia correta.

Como funciona o ciclo de pagamento do Poder Público

Uma empresa só consegue cobrar adequadamente quando tem visão clara de como funciona o fluxo da despesa pública. Todo pagamento depende de três etapas obrigatórias:

1. Empenho — A administração reserva os recursos.
2. Liquidação — O órgão confirma que o serviço foi prestado.
3. Ordem bancária — Liberação do pagamento.

A dívida pode travar em qualquer etapa:

• Não houve empenho suficiente
• O empenho venceu
• A liquidação travou porque o fiscal não atestou
• Houve problema no site ou no sistema interno
• A ordem bancária não foi programada
• A prefeitura não tem caixa

Antes de cobrar, é essencial consultar essas informações no portal de transparência ou na própria página do órgão contratante.

Documentos e Provas Essenciais para Qualquer Tipo de Cobrança de Dívida da Administração Pública

A apresentação adequada da documentação é determinante para o sucesso da cobrança, seja administrativa ou judicial.

O dossiê de cobrança perfeito

O fornecedor deve manter um arquivo organizado contendo:

• contrato e seus aditivos;
• edital da licitação;
• ordens de fornecimento;
• comprovantes de entrega;
• relatórios assinados;
• atestes do fiscal;
• notas fiscais;
• e-mails e ofícios enviados; e
• comprovantes de prestação de serviços.

Ter tudo isso pronto reduz barreiras e evita que o ente alegue falta de prova.

Por que a falta de documentação causa prejuízos graves

Se um fiscal não devolve um ateste, ou se a empresa não armazenou o comprovante, o órgão pode alegar:

• falha na entrega
• inconsistência de quantidade
• pendência documental
• necessidade de abertura de processo de apuração

Isso interrompe a cobrança por meses — ou anos.

Manter uma visão documental contínua evita que o crédito “congele”.

Provas eletrônicas e sistemas internos

Com a digitalização dos processos, muitos órgãos utilizam sistema eletrônico próprio. É importante:

• solicitar acesso ao processo eletrônico
• acompanhar movimentações
• verificar se houve exigência pendente
• registrar tudo por escrito

E-mails, prints de tela e registros no website do órgão são aceitos como prova em muitos casos.

Cobrança Administrativa

Cobrar administrativamente é sempre o melhor meio para tentar resolver antes do Poder Judiciário, evitar precatórios e reduzir honorários, multas e tempo de espera.

No âmbito da atuação da Garrastazu Advogados, foi estruturado um método de cobrança administrativa especializada que percorre todas as fases da execução da despesa pública — do empenho à liquidação e ao pagamento — com foco na identificação e ataque estratégico a vícios formais e materiais que comprometem a regularidade da despesa.

Por meio desse modelo, é possível diagnosticar com precisão as causas do inadimplemento por parte da Administração Pública, como falhas procedimentais, ausência de documentos obrigatórios, irregularidades na prestação do serviço ou fornecimento do bem, bem como inconformidades na tramitação interna dos processos administrativos. A atuação proativa permite corrigir o passivo administrativo e reestabelecer a adimplência, inclusive com a adoção de medidas preventivas de responsabilização funcional, quando necessário.

Quando Partir Para a Ação Judicial: Tipos de Medidas e Como Funciona a Cobrança Contra a Administração Pública

Quando o Órgão não responde, nega indevidamente ou ultrapassa o prazo legal sem justificar, resta acionar o Poder Judiciário.

Principais tipos de ações

As mais usadas são:

Ação de cobrança

Confirma o valor devido e gera sentença para futura execução.

Ação de indenização

Usada quando há discussão sobre culpa, entrega ou descumprimento.

Ação para garantir ordem cronológica

Evita que outros recebam antes do seu crédito.

Mandado de segurança

Para obrigar decisão administrativa.

Execução contra Organização Social

Quando a cobrança é contra OS, que não segue o regime de precatórios.

Precatórios e RPVs: como funciona o pagamento judicial

Quando o credor vence, o poder público paga por:

• RPV (requisição de pequeno valor) — para créditos menores
• precatórios — créditos maiores incluídos no orçamento

O problema é que precatórios podem demorar anos ou até mais de uma década, dependendo da situação fiscal do ente.

Riscos e limites da via judicial

Ao judicializar:

• o órgão ganha prazos dobrados
• o processo pode ser lento
• o crédito cai na fila de precatórios
• pode haver propostas de desconto

Por isso, sempre recomendamos esgotar a via administrativa antes.

Como Evitar que a Dívida “Esfrie”: Boas Práticas de Gestão de Serviços e Cobrança de Ente Público

A maior parte dos problemas nasce durante a execução do contrato. É aí que o fornecedor deve agir com rigor.

Controle do contrato e comunicação por escrito

Nunca aceite instruções informais. Toda decisão deve estar:

• registrada por e-mail
• protocolada
• documentada

Isso reduz risco de o órgão negar entregas.

Execução apenas dentro do prazo e das condições contratuais

Jamais preste serviços fora da vigência do contrato. Isso gera:

• dificuldade de reconhecimento de dívida
• necessidade de processo especial
• risco de nunca receber
• possibilidade de multa

Quando o contrato estiver para vencer, solicite aditivo formal.

A importância da visão estratégica contínua

A empresa deve acompanhar:

• movimentações no portal
• publicações no site da prefeitura ou estado
• atualizações da fila de pagamento
• eventuais alterações de legislação
• oportunidades de acordo

Essa visão evita surpresas e permite agir a tempo.

Análise de riscos e escolha do cliente público

Antes de participar de um edital, consulte:

• histórico de pagamentos do órgão
• ranking de maus pagadores
• volume de dívidas acumuladas
• situação de caixa
• notícias sobre atrasos
• limite de restos a pagar

Assim você reduz riscos futuros.

Recuperar Créditos Públicos Exige Técnica, Constância e Estratégia

Cobrar dívida do poder público não é simples, mas é totalmente possível.

O fornecedor que domina:

• a burocracia da Administração Pública,
• os documentos essenciais,
• os meios de comprovação,
• os direitos garantidos por lei,
• as vias de negociação,
• os prazos de prescrição, e
• as ferramentas judiciais disponíveis,

consegue recuperar seu crédito com muito mais segurança.

A palavra-chave é estratégia: A cobrança ente público exige conhecimento técnico, boa organização e, principalmente, atuação contínua. Nenhuma empresa deveria perder dinheiro por falta de orientação ou por desconhecer seus direitos.

Se você presta serviços ou fornece produtos a prefeituras e estados, use este guia como seu navegador jurídico para acompanhar seus pagamentos, organizar seus documentos, identificar riscos, agir rapidamente e evitar que sua dívida vire um problema sem solução.

Se você está enfrentando atraso de pagamentos, dificuldades na cobrança de dívidas do poder público, dúvidas sobre contratos, precatórios ou precisa de orientação estratégica para recuperar seu crédito com segurança, conte com o apoio da Garrastazu Advogados.

Nosso time de especialistas em cobranças de Entes Públicos, contratos administrativos e cobrança de entes públicos atua diariamente em negociações, ações e processos complexos envolvendo prefeituras, estados e organizações públicas. Entre em contato!