Garrastazu Advogados

A maioria dos processos de responsabilização de fiscais de contratos no Tribunal de Contas da União não começa com corrupção. Começa com negligência acumulada: atestos assinados sem verificação, documentos não exigidos, registros não feitos, irregularidades identificadas mas não comunicadas. Este artigo mapeia os oito erros mais recorrentes na fiscalização de contratos públicos, explica por que cada um fundamenta responsabilização e indica o que o servidor pode fazer para evitá-los.

Para o contexto legal completo sobre quando o servidor responde ao TCU, consulte este artigo.

Quais são os 8 erros que mais geram responsabilização de fiscais no TCU?

Atestar serviços sem verificação efetiva — o erro que mais aparece na jurisprudência do TCU

O fiscal que assina o Termo de Recebimento Provisório ou o ateste na nota fiscal sem realizar qualquer verificação independente comete o erro grosseiro mais frequentemente punido pelo TCU. O Acórdão 3972/2023-TCU-Segunda Câmara foi preciso: atestar serviços de engenharia com base apenas na medição realizada pela própria empresa contratada, sem verificação efetiva dos quantitativos documentada em memória de cálculo, é erro grosseiro. O Tribunal estendeu expressamente esse entendimento a qualquer tipo de serviço, não apenas aos de engenharia. O fiscal que age assim não está sendo eficiente — está transferindo ao poder público o risco de pagar por serviços não prestados ou prestados em quantidade menor que a contratada. A prevenção é simples e não exige recursos extraordinários: verificar os documentos apresentados pelo contratado, comparar com o que foi contratado e registrar essa comparação no Histórico de Gerenciamento. Veja mais sobre as atribuições do fiscal técnico neste artigo.

Não registrar ocorrências no Histórico de Gerenciamento do Contrato

O art. 117, §1º da Lei nº 14.133/2021 é categórico: o fiscal deve anotar todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou defeitos observados. O Histórico de Gerenciamento não é um mero repositório burocrático — é o único instrumento que permite ao fiscal demonstrar, em processo de tomada de contas especial, que exerceu controle efetivo durante a execução. Um fiscal que realizou todas as verificações necessárias, mas não as documentou, está na mesma posição que o fiscal que não realizou nenhuma: sem prova de diligência, presume-se negligência. O TCU orientou no Acórdão 1542/2017-Plenário que a inexistência de métodos eficazes de fiscalização quanto ao registro de todas as ocorrências afronta o dever legal de acompanhamento contratual. A prevenção é registrar cada visita, cada documento conferido, cada notificação emitida e cada resposta do contratado — no mesmo dia em que ocorreram, preferencialmente.

Não comunicar ao gestor situações que ultrapassam a competência do fiscal

O art. 117, §2º da Lei nº 14.133/2021 impõe ao fiscal o dever de informar ao gestor do contrato toda situação que demande decisão ou adoção de medidas além de sua competência, em tempo hábil para que as providências sejam adotadas. Esse dever de escalonamento é central no modelo de gestão da nova lei: o fiscal que identifica inadimplemento grave, risco de paralisação ou necessidade de rescisão, e retém a informação sem comunicar ao gestor, não está protegendo ninguém — está assumindo para si a responsabilidade por todas as consequências que a falta de providência oportuna vai gerar. A prevenção é comunicar formalmente ao gestor sempre que surgir situação que ultrapasse o poder de resposta do próprio fiscal, registrando a comunicação no Histórico de Gerenciamento com data e conteúdo.

Não exigir mensalmente os comprovantes de obrigações trabalhistas nos contratos de mão de obra

Nos contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o fiscal administrativo tem o dever de verificar mensalmente o recolhimento do INSS, o pagamento do FGTS, a regularidade da folha de pagamento e a movimentação da conta vinculada bloqueada. Quando essa verificação é omitida ou realizada de forma superficial — por exemplo, aceitando declaração da empresa sem conferir os documentos comprobatórios —, o fiscal está criando as condições para que o passivo trabalhista se acumule silenciosamente, mês a mês, até que uma ação trabalhista exponha o problema. O TCU, ao apurar a responsabilidade subsidiária do ente público, examina exatamente esses registros mensais. A prevenção é exigir os documentos listados no Manual do TCU antes de liberar cada nota fiscal, conferir cada um e registrar a conferência no Histórico. Veja o guia completo sobre passivo trabalhista neste artigo.

Aceitar substituição de materiais ou profissionais sem previsão contratual

Contratos públicos descrevem com precisão os materiais a utilizar, os perfis profissionais a alocar e os métodos de execução a empregar. Quando o contratado substitui materiais especificados por outros de qualidade inferior, aloca profissionais sem a habilitação exigida ou modifica o método de execução sem prévia anuência da Administração, o fiscal que aceita essas mudanças sem comunicação formal ao gestor está descumprindo o dever de zelar pela execução nos termos exatos do contrato. O Acórdão 43/2015-TCU-Plenário é explícito: o fiscal tem o dever de conhecer os limites para alterações contratuais e de não atestar execução de itens diferentes dos previstos no ajuste. A prevenção é recusar qualquer substituição não prevista em contrato e encaminhar ao gestor do contrato toda solicitação de modificação, para que seja avaliada formalmente.

Reter ou retardar pagamentos em situações não previstas em contrato

O TCU firmou no Acórdão 3363/2015-Plenário que é irregular a cláusula ou a prática que autorize a retenção de valores de nota fiscal pelo simples fato de o ente público ser citado em ação trabalhista proposta pelos empregados da contratada. Da mesma forma, a retenção de pagamentos por serviços já executados, com fundamento em irregularidade que não tem previsão contratual ou que já foi corrigida pela empresa, pode configurar enriquecimento sem causa da Administração. Esse erro atinge o gestor do contrato, que é quem autoriza ou determina a retenção, e o fiscal que a recomenda sem fundamento contratual adequado. A prevenção é verificar, antes de recomendar qualquer retenção, se ela está prevista em contrato e se a situação se enquadra nas hipóteses admitidas pela jurisprudência do TCU.

Não designar substituto formal ao se afastar do contrato

O fiscal que se afasta — por férias, licença ou outros impedimentos — sem garantir a designação formal de um substituto e a transferência adequada do acervo de documentação do contrato cria uma lacuna no acompanhamento que pode ter consequências graves. O TCU considera a ausência de continuidade documental um indicador de falha na gestão e fiscalização. O substituto que assume sem receber o histórico completo das ocorrências do contrato não tem condições de exercer a fiscalização adequadamente e pode cometer erros que seriam evitáveis com as informações corretas. A prevenção é garantir que a designação do substituto seja formal, que o acervo seja transferido com registro escrito do estado da execução, e que o Histórico de Gerenciamento contenha um registro específico da substituição.

Não verificar se o recebimento definitivo está sendo protelado sem justificativa razoável

O gestor do contrato que protelar o recebimento definitivo sem justificativa razoável prejudica o contratado — que fica com o crédito bloqueado — e pode comprometer o próprio controle sobre o objeto. A Lei nº 14.133/2021 não fixa prazo máximo para o recebimento definitivo, mas o Manual do TCU orienta que o prazo seja razoável e proporcional à complexidade do objeto. Um gestor que retarda o recebimento definitivo de uma obra já concluída por meses, sem apontar qualquer não conformidade específica, pode ser questionado tanto pela empresa — que tem direito ao pagamento — quanto pelos órgãos de controle. A prevenção é estabelecer um cronograma claro de recebimento desde o planejamento da contratação e cumpri-lo, documentando qualquer desvio com justificativa técnica específica.

O que fazer quando a empresa identifica que o fiscal está cometendo esses erros?

A empresa contratada que se depara com esses erros tem caminhos concretos de defesa. Quando o fiscal exige documentos ou verificações não previstas em contrato, a empresa pode apresentar contestação formal ao gestor do contrato, descrevendo as exigências extracontratuais e solicitando manifestação expressa. Quando há glosa sem fundamento, o art. 143 da Lei nº 14.133/2021 assegura que a parcela incontroversa deve ser paga normalmente enquanto a disputa é resolvida. Quando o recebimento definitivo é protelado sem justificativa, a empresa pode notificar extrajudicialmente o gestor e, após esgotada a via administrativa, recorrer ao Poder Judiciário. Em todos esses casos, a documentação da própria empresa — registros de entrega, comunicações com o fiscal, notas fiscais, termos parciais de recebimento — é o principal instrumento de defesa. Veja também o guia completo sobre fiscalização de contratos.

O que fazer quando a empresa recebe notificação do fiscal apontando irregularidades que não reconhece?

Com atuação focada em contratos públicos e licitações aplicados a empresas fornecedoras de bens e serviços ao poder público, o Dr. Carlos Horácio Bonamigo Filho conhece os pontos onde a fiscalização funciona como deveria — e onde ela extrapola. Na Garrastazu Advogados, os casos incluem desde a resposta técnica a notificações infundadas do fiscal técnico até a defesa em processos sancionatórios e apurações do TCU. Além de contratos públicos, o escritório tem especialistas em questões trabalhistas que impactam diretamente as obrigações das empresas contratadas sob regime de mão de obra dedicada. Atendimento remoto disponível para clientes em qualquer estado do Brasil.

Perguntas Frequentes

O fiscal pode ser responsabilizado por erros cometidos antes de ser formalmente designado?

Em regra, não. O fiscal responde pelos atos praticados a partir de sua designação formal. No entanto, o servidor que informalmente já exercia atribuições de fiscal — assinando atestos, realizando verificações — pode ser responsabilizado pelos atos praticados nessa condição de fato, independentemente da ausência de designação formal.

Como o fiscal deve agir quando não tem conhecimento técnico suficiente para avaliar o objeto contratado?

O fiscal deve comunicar formalmente ao gestor sua limitação técnica, solicitando o suporte de servidor mais qualificado ou a contratação de terceiros especializados, conforme prevê o art. 117, §4º da Lei nº 14.133/2021. A declaração formal da limitação técnica e o pedido de auxílio registrados no Histórico de Gerenciamento são fatores que o TCU considera ao avaliar a culpabilidade do servidor, podendo configurar atenuante em eventual responsabilização.

O que acontece quando o contratado não apresenta os documentos de obrigações trabalhistas no prazo?

O fiscal administrativo deve registrar a omissão no Histórico de Gerenciamento e emitir notificação formal ao contratado, determinando prazo para apresentação. Se os documentos não forem apresentados dentro do prazo, o gestor pode reter o pagamento correspondente e iniciar processo sancionatório. A tolerância sistemática com a omissão documental da empresa é, em si, uma conduta que pode fundamentar responsabilização do fiscal.

O fiscal pode assinar o recebimento provisório parcialmente — isto é, aceitar parte do objeto e recusar outra parte?

Sim. O art. 140, §1º da Lei nº 14.133/2021 prevê que o objeto do contrato poderá ser rejeitado, no todo ou em parte, quando estiver em desacordo com o contrato. O recebimento provisório parcial é plenamente admitido e é, frequentemente, a solução mais equilibrada quando apenas uma parte do objeto apresenta não conformidades.

Qual o impacto de um erro na fiscalização sobre a capacidade da empresa de participar de futuras licitações?

A regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista é requisito de habilitação em qualquer licitação pública. Uma empresa com certidões negativas vencidas ou com condenações trabalhistas em fase de execução está, na prática, impedida de competir em novos certames. Além disso, uma rescisão contratual por descumprimento de obrigações trabalhistas pode resultar em declaração de inidoneidade, que impede a empresa de licitar com toda a administração pública por até três anos.

O Histórico de Gerenciamento do Contrato é exigido em todos os contratos públicos?

Sim. O Histórico de Gerenciamento é exigência da Lei nº 14.133/2021 (art. 117, §1º) e do Decreto 11.246/2022 para todos os contratos públicos sujeitos à nova lei, independentemente do valor ou da complexidade do objeto. Contratos de menor porte estão sujeitos ao regime de fiscalização simplificado da Lei nº 14.770/2023, mas o dever de registrar ocorrências permanece.

Conteúdo revisado em junho de 2026, com base na Lei nº 14.133/2021, no Decreto 11.246/2022, no Manual de Contratos do TCU (atualizado em agosto de 2025) e na jurisprudência do TCU (Acórdãos 3972/2023, 12327/2021, 3363/2015, 1542/2017, 43/2015 e 2897/2019).