Garrastazu Advogados

A Lei nº 12.682/12 trata dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. A Lei da Liberdade Econômico alterou essa legislação para autorizar o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens.

Há vários dispositivos que confortam aqueles que não querem manter grandes arquivos físicos. Segundo a legislação, após a digitalização e a constatação da integridade do documento digital, o original pode até mesmo ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto na legislação tem o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Segundo a legislação, decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo tem o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433/68.

Em relação à reprodução de documentos, ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia deve estabelecer que documentos devem conter código de autenticação verificável.

É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos deve ser usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Portanto, a manutenção de arquivos físicos, cada vez mais, é coisa do passado. E torna-se cada vez mais relevante a manutenção ordenada dos arquivos digitais.